Bagaimana Cara Memelihara Sistem Informasi
1. Pemeliharaan sistem
Pemeliharaan sistem informasi adalah suatu upaya untuk memperbaiki, menjaga, menanggulangi, mengembangkan sistem yang ada. Pemeliharaan ini di perlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja sistem yang kita ada agar dalam penggunaannya dapat optimal. Berikut ini beberapa pengertian lain tentang pemeliharaan sistem dari beberapa sumber :
- merupakan siklus terakhir dari SDLC
- Pemeriksaan periodik, audit dan permintaan pengguna akan menjadi source untuk melakukan perawatan sistem diseluruh masa hidup sistem
Pemeliharaan sistem merupakan cara terbaik untuk menjaga efiensi sistem yang sudah ada. Seperti kata pepatah, lebih baik memelihara dari pada mengganti. Berikut merupakan beberapa alasan mengapa kita perlu memelihara sistem yang ada :
- agar dapat meningkatkan sistem / kinerja sistem
- menyesuaikan dengan perkembangan, agar sistem yang ada tidak tertinggal
- dll

2. jenis – jenis pemeliharaan sistem
jenis – jenis pemeliharaan sistem meliputi :
- pemeliharaan korektif
adalah pemeliharaan yang mengkoreksi kesalahan – kesalahan yang ditemukan pada sistem, pada saat sistem di jalankan / berjalan.
- Pemeliharaan adaptif
Yaitu pemelihaaan yang bertujuan untuk menyesuaikan perubahan yang terjadi
- Pemeliharaan perfektif
Pemeliharaan ini bertujuan untuk menigkatkan cara kerja suatu sistem
- Pemeliharaan preventif
Pemeliharaan ini bertujuan untuk menangani masalah – masalah yang ada
3. Siklus Hidup Pemeliharaan Sistem (SMLC) :
- Permintaan Perubahan
- Mengubah permohonan pemeliharaan menjadi suatu perubahan
- Menspesifikasi perubahan
- Membangun pengganti
- Menguji pengganti
- Melatih pengguna dan melakukan tes penerimaan
- Dll

Prioritas untuk mengarahkan pemeliharaan sistem adalah mengumpulkan sekelompok pemelihara yang berkompeten dan termotivasi,serta menyuplai mereka dengan perngkat dan sumber-sumber untuk melakukan pemeliaraan sistem yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal. Pemeliharaan sistem terjadwal dapat dibuat menurut kalender atau diagram gantt.Pemeliharaan tidak terjadwal biasanya dilakukan atas inisiatif pemakai dan operator. Bagaimanapun juga pihak manajemen seharusnya menetapkan suatu cara untuk mengawali,merekam,dan mengevaluasi aktivitas pemeliharaan. Dengan melalui evaluasi kegiatan pemeliharaan,seorang manager akhirnya dapat mengoptimalkan program pemeliharaan sistem secara keseluruhan.

Tujuan dari pemeliharaan system:
• Untuk memperpanjang usia kegunaan asset dari system tersebut. Hal ini terutama penting dinegara berkembang karena kurangnya sumber daya modal untuk penggantian. Dinegara-negara maju kadang-kadang lebih menguntungkan untuk ‘mengganti’ daripada ‘memelihara’.
• Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan
• Untuk menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat setiap waktu.
• Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakan sarana tersebut
Jenis Pemeliharaan
Pemeliharaan Korektif

A.      Keperluan pemeliharaan sistem
Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal, yaitu:
1. System memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, seingga kesalahan-kesalahan system perlu diperbaiki
2. System mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai system
3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar (perubahan bisnis)
4. System perlu ditingkatkan

2. Mengapa diperlukan Maintenance Software ? Apakah maintenance software itu mutlak diambil?
Membeli sebuah sistem aplikasi berbeda dengan halnya kita membeli sebuah barang. Sebuah sistem applikasi / software bisa merupakan “barang dinamis – bisa berubah sesuai perkembangan”, walaupun tidak mutlak untuk semua jenis software.

Alasan sebuah Sistem aplikasi memerlukan maintenance :

1. berhubungan dengan teknologi yang senantiasa berkembang (ganti komputer, instal ulang, versi baru dari vendor, update versi windows, dll)
2. sistem applikasi berisikan data perusahaan, yang mungkin saja data tersebut terdiri dari informasi penting sehubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Kehilangan data berarti kehilangan asset “record data” perusahaan yang berharga. Data-data yang secara rutin diinput, adalah data yang sangat berharga dan tidak bisa tergantikan.
3. terjadi pergantian user/karyawan, dimana user baru belum familiar dengan cara pengoperasian, sehingga perlu konsultasi dan pendampingan dari vendor software
4. ada software tertentu yang tergantung pada ketentuan pihak ke-tiga, dan secara periode memerlukan update, misalnya seperti peraturan perpajakan, atau instansi pemerintah/hukum lainnya.
5. faktor eksternal lain yang menyebabkan permasalahan dalam pengoperasian, seperti kerusakan data akibat listrik/jaringan network yang tidak stabil, user lupa password untuk login, dll.

MAINTENANCE/pemeliharaan

1. MAINTENANCE

Pengertian

maintenance adalah

suatu

aktivitas pemeliharaan

fasilitas atau peralatan pabrik dan mengadakan perbaikan yang dipeilukan agar

tercapai proses produksi sesuai dengan yang direncanakan oleh perusahaan.

Adapun tujuan dari maintenance adalah :

1. Agar kemampuan produksi dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan

rencana produksi.

2. Menjaga kualitas produksi pada tingkat yang tepat dan mengusahakan agar

kegiatan produksi tidak terganggu.

3

Menjaga modal yang diinvestasikan dalam perusahaan dalam waktu yang

ditentukan sesuai dengan kebijaksaaan perusahaan.

4. Mencapai-tingkat

biaya

maintenance

serendah

mungkin

melalui

pelaksanaan kegiatan maintenance dengan baik.

5. Menghindari hal-hal yang dapat membahayakan keselamatan para pekeija

selama proses produksi..

6. Mengadakan suatu kerja sama yang erat dengan pihak-pihak terkait dalam

perusahaan untuk mencapai tujuan utama perusahaan, yaitu mencapai

tingkat keuntungan atau return of investment setinggi mungkin dan total

biaya serendah mungkin.

2. TOTAL PRODUCTIVE MAINTENANCE (TPM)

2.1 DefinisiTPM

Salah satu sistem maintenance yang ada adalah Total

Productive Maintenance (TPM). TPM merupakan suatu filosofi yang

bertujuan untuk memaksimalkan efektivitas dari fasilitas yang digunakan

di dalam industri, yang tidak hanya ditujukan pada maintenance saja,

tetapi pada semua aspek dari operasi dan instalasi dari fasilitas, termasuk

juga dalam peningkatan motivasi orang-orang yang bekerja dalam

perusahaan tersebut.

Komponen TPM terdiri dari tiga bagian yaitu :

1. Total Approach.

Meliputi keterlibatan, pertanggungjawaban,dan penjagaan semua

fasilitas yang dilakukan oleh semua orang dalam pelaksanaan TPM.

2. Productive action.

Meliputi sikap proaktif pada kondisi dan operasi dari fasilitas. Adapun

proaktif dalam hal ini berarti mempunyai kepekaan terhadap fasilitas-

fasilitas yang ada, sikap ikut memiliki fasilitas-fasilitas yang ada, serta

sikap yang tidak dikendalikan oleh lingkungan tetapi mengendalikan

lingkungan.

3. Maintenance.

Meliputi peningkatan efektivitas dari fasilitas dan kesatuan operasi

produksi.

Inti dari TPM adalah teamwork, yang difokuskan pada kondisi dan

performance dari fasilitas-fasilitas yang ada. Suatu team terdiri dari

susunan orang yang mengoperasikan, melakukan set up, dan merawat

fasilitas. Pelaksanaan TPM dilakukan karena adanya masalah-masalah

sebagai berikut:

1. Terjadinya kerusakan dari mesin dan peralatan karena breakdown yang

tinggi sehingga menyebabkan kacaunya jadwal produksi.

2. Kualitas dari produk tidak konsisten sehingga membutuhkan jumlah

inspeksi yang banyak.

3. Moral pekerja yang rendah karena tidak adanya rasa ikut memiliki

fasilitas-fasilitas yang ada.

4. Adanya budaya saling melempar tanggung jawab di mana antar

departemen saling menyalahkan dalam suatu permasalahan sehingga

hubungan antar departemen menjadi renggang.

5. Manajer merasa belum bisa mengontrol situasi.

6. Setiap orang selalu merasa panik dan bekerja di bawah pengaruh tingkat

stress yang tinggi.

2.2 Implementasi TPM

Implementasi TPM dilakukan dalam empat tahap, yaitu :

1. Tahap persiapan.

• Mengumumkankeputusan

top

management

untuk

mengimplementasikan TPM.

• Memberikan kursus atau training yang berhubungan dengan

pengimplementasian TPM.

• Menciptakan organisasi untuk mengimplementasikan TPM.

• Membuat target atau kebijaksanaan dalam kaitannya dengan TPM.

• Memformulasikan master plan-untukmengembangkanTPM.

2. Tahap Implementasi Awal.

• Melaksanakan permulaan (kick off) TPM.

3. Tahap Implementasi TPM.

• Meningkatkan efektivitas peralatan yang dipakai.

• Membangun departemen maintenance tersendiri.

• Membuat jadwal pelaksanaan maintenance.

• Mengadakan pelatihan bagi para pekerja untuk mempertajam

keterampilannya dalam melaksanakan maintenance.

• Melakukan penyesuaian dalam manajemen perusahaan.

4 Tahap Stabilisasi.

• Mengimplementasikan TPM secara sempurna dan menetapkan

tujuan yang lebih tinggi di masa yang akan datang.

Keseluruhan tahap tersebut pada dasamya menjelaskan pelaksanaan

bagian-bagian yang terdapat dalam TPM, yaitu :

1. Pemahaman akan status dari fasilitas yang ada supaya dapat dilakukan

perbaikan sehingga kondisi fasilitas tetap baik, menjaga kondisi yang

baik tersebut, serta melakukan pengembangan terhadap fasilitas secara

berkelanjutan.

2. Mendeteksi dan mengeliminasi problem yang terjadi pada fasilitas.

3. Membangun, memonitor, dan memperbaiki efektivitas dari proses yang

menggunakan fasilitas produksi.

4. Menyediakan dan memperbaiki sistem maintenance sehingga diperoleh

sistem maintenance terbaik untuk mendukung fasiktas.

5. Membeli dan memasang fasilitas baru yang memberikan hasil terbaik.

2.4 Keuntungan TPM

Keuntungan diterapkannya TPM terutama dirasakan secara

langsung oleh operator mesin maupun pekerja bagian maintenance.

Keuntungan TPM yang dapat dirasakan oleh operator mesin adalah :

1. Operator mesin akan mendapatkan suatu ruang kerja yang bersih.

Hal ini secara psikologis dapat meningkatkan efektivitas kerja mereka,

2. Kerusakan ringan dari mesin dapat langsung diselesaikan sendiri oleh

operatormesin

karena

masing-masing

memiliki

perkakas

yang

diletakkan pada tempatnya.

Hal ini akan dapat mengurangi kepanikan mereka pada saat terjadi

kerusakan mesin.

3. Memberikan kesempatan bagi operator mesin-untuk meningkatkan

kemampuan kerja.

Hal ini akan merangsang munculnya sikap proaktif yang mana pada

akhirnya akan mampu meningkatkan kemampuan kerja mereka.

Sedangkan keuntungan TPM yang dapat dirasakan oleh pekerja bagian

maintenance adalah :

1. Mesin, pekerjaan, lingkungan kerja selalu bersih dan berada dalam

kondisi yang baik.

2. Breakdown bisa dikurangi dengan adanya maintenace yang baik dan

peningkatan kemampuan kerja operator mesin.

Pekerja bagian maintenance tidak perlu lagi membuang waktu hanya

untuk melakukan perbaikan terhadap kerusakan kecil pada mesin.

3. Pekerja bagian maintenance memiliki kesempatan untuk meningkatkan

ketrampilan dan pengetahuan.